1. Qui sommes-nous et à qui s'applique cette politique
Cette politique décrit comment l'extension de navigateur Ontik Guard traite les données. Elle est éditée par Frivv SRL, société à responsabilité limitée de droit belge, dont le siège est situé Rue de La Loge 43, 7866 Lessines, inscrite à la BCE sous le numéro 0783.850.466, téléphone +32 2 588 44 74 (« Ontik », « nous »).
Ontik Guard est un outil professionnel. Il est installé par l'employeur ou l'organisation cliente d'Ontik (« le client ») sur les postes de travail qu'il gère, en complément de la plateforme Ontik. Il ne s'adresse pas au grand public.
Le traitement des données dans la plateforme Ontik elle-même est décrit dans notre politique de confidentialité générale : https://ontik.be/donnees.
2. Ce que fait l'extension
Ontik Guard réduit le risque que des données sensibles de l'organisation soient envoyées à des services d'intelligence artificielle publics. Selon la politique choisie par le client, l'extension peut :
- mesurer les visites vers une liste définie de services d'IA, sans rien bloquer ;
- avertir l'utilisateur lorsqu'une donnée sensible est détectée dans un texte qu'il s'apprête à envoyer ;
- bloquer l'envoi et proposer de poursuivre dans la plateforme Ontik ;
- rediriger vers Ontik toute visite d'un service d'IA non autorisé par le client.
La détection des données sensibles (par exemple numéro de registre national, IBAN, numéro d'entreprise, clé d'API, termes confidentiels définis par le client) s'exécute entièrement sur l'appareil de l'utilisateur. Le texte analysé n'est jamais envoyé à Ontik ni à un tiers pour être analysé.
L'extension n'agit que sur les sites des services d'IA figurant dans sa liste et sur les sites d'Ontik. Elle reste inactive sur tous les autres sites.
3. Ce que l'extension ne collecte jamais
- Le contenu de ce que l'utilisateur tape, colle ou dépose sur les sites des services d'IA.
- Les fichiers eux-mêmes : seul leur nom est examiné localement, jamais transmis.
- L'historique de navigation, en dehors du simple fait qu'un service d'IA de la liste a été visité.
- Les frappes clavier, captures d'écran, mots de passe, cookies ou données de formulaires.
- Par défaut, aucune donnée d'identité de l'utilisateur (nom, adresse e-mail) : voir la section 4 pour l'option nominative, désactivée par défaut.
Ontik ne vend aucune donnée, ne l'utilise pas à des fins publicitaires et ne s'en sert pas pour entraîner des modèles d'intelligence artificielle.
4. Données traitées et transmises
L'extension ne transmet à Ontik que des informations techniques et des événements minimaux, sans contenu.
| Donnée | Exemple | Pourquoi | Où |
|---|---|---|---|
| Événement anonyme | « IBAN + registre national détectés, envoi bloqué, chatgpt.com, 14:32 » | Statistiques et rapports du client | Serveurs Ontik |
| Identifiant d'appareil aléatoire | Jeton généré à l'appairage, sans lien avec l'identité | Appliquer la bonne politique, révoquer un poste | Serveurs Ontik |
| Organisation et groupe | Organisation cliente ; le groupe est résolu côté serveur | Politiques par groupe | Serveurs Ontik |
| État de fonctionnement | Version de l'extension, dernière connexion, fonctionnement sur chaque service | Supervision du parc, maintenance | Serveurs Ontik |
| Motif de poursuite (mode « avertir ») | Motif choisi dans une liste définie par votre employeur ; aucun champ libre n'existe, aucun texte saisi n'est transmis | Traçabilité des décisions | Serveurs Ontik (le motif seulement) |
| Empreinte du nom de poste (option) | Empreinte cryptographique, pas le nom en clair | Rapprocher le parc de l'inventaire du client | Serveurs Ontik |
| Texte redirigé vers Ontik | Le texte que l'utilisateur choisit de poursuivre dans Ontik | Reprendre la demande dans Ontik | Mémoire temporaire du navigateur, remis une seule fois à Ontik, effacé au plus tard après 10 minutes |
Une fois remis à Ontik, le texte redirigé est traité par la plateforme Ontik selon sa politique générale : les données sensibles détectées dans le texte et dans les extraits de documents sont masquées avant l'appel au modèle d'IA (masquage par défaut, réglage de votre employeur), sous contrat excluant l'entraînement ; l'appel au moteur est compté, sans son contenu.
Option nominative. Le client peut activer une option qui associe les événements à l'identité de l'utilisateur. Elle est désactivée par défaut. Son activation exige une attestation datée de l'administrateur confirmant l'information et la consultation des travailleurs et de leurs représentants, à renouveler tous les 12 mois.
L'empreinte du nom de poste est une donnée pseudonymisée et non anonymisée : le client, qui détient l'inventaire, peut faire le lien avec un appareil, et donc éventuellement une personne.
5. Rôles RGPD, finalités et bases légales
Le client est responsable du traitement. C'est lui qui décide de déployer Ontik Guard, choisit la politique applicable et informe ses travailleurs. Ontik agit comme sous-traitant, pour le compte du client et selon ses instructions, dans le cadre d'un contrat de sous-traitance (article 28 du RGPD).
Ontik agit comme responsable de traitement uniquement pour les données techniques nécessaires à la sécurité, au bon fonctionnement et à l'amélioration du service (par exemple les journaux d'erreurs, qui ne contiennent aucun contenu utilisateur).
Finalités : protéger les informations confidentielles du client et les données personnelles qu'il détient ; prévenir les fuites de données vers des services tiers ; démontrer ses efforts de conformité.
Base légale pour le client : l'intérêt légitime (article 6.1.f du RGPD) à assurer la sécurité de ses données, et ses obligations de sécurité (article 32 du RGPD). Le client apprécie cette base au regard de son propre cadre, notamment du droit du travail applicable.
Avant le déploiement, le client informe ses travailleurs et leurs représentants. Ontik met à sa disposition un kit de conformité (note d'information, clause pour le règlement de travail, trame d'analyse d'impact).
6. Conservation, sécurité et sous-traitants
Conservation. Les événements sont conservés pendant la durée choisie par le client, par défaut 395 jours (13 mois) pour les compteurs d'événements ; la fiche d'un appareil sans signal depuis 90 jours est supprimée avec son jeton ; le journal d'audit des réglages est conservé 5 ans. Le texte redirigé est effacé de la mémoire du navigateur dès sa remise à Ontik, et au plus tard après 10 minutes. À la fin du contrat, les données du client sont supprimées dans un délai de 60 jours.
Sécurité. Les échanges entre l'extension et Ontik sont chiffrés (HTTPS). La configuration envoyée à l'extension est signée cryptographiquement, et l'extension rejette toute configuration non signée par Ontik. Les jetons d'appareil sont stockés sous forme d'empreinte, renouvelés régulièrement et révocables par le client. L'extension n'exécute aucun code téléchargé à distance.
Hébergement et sous-traitants. La base de données et l'application sont hébergées dans l'Union européenne (Francfort). Sous-traitants ultérieurs pour les données de Guard : Supabase (base de données, projet en région Francfort ; société établie à Singapour, accès de support possible hors UE, clauses contractuelles types de la Commission européenne), Netlify (hébergement de l'application, société établie aux États-Unis, fonctions exécutées en région Francfort, réseau de diffusion mondial, clauses contractuelles types et certification EU-US Data Privacy Framework), Resend (envoi des e-mails aux administrateurs, société établie aux États-Unis où les journaux d'envoi sont conservés 30 jours, clauses contractuelles types). Aucun contenu saisi par l'employé ne transite par ces prestataires via Guard. Microsoft (Entra ID) agit pour le compte de l'employeur, dont il est le prestataire d'annuaire. La liste détaillée des sous-traitants, leurs pays de traitement et les garanties applicables figurent dans le kit de conformité remis au client.
7. Permissions de l'extension
| Permission | Utilisation |
|---|---|
| storage | Conserver localement la configuration, le jeton d'appareil et, temporairement, le texte redirigé |
| alarms | Planifier la vérification de configuration et le signal de bon fonctionnement |
| declarativeNetRequest | Rediriger vers Ontik les visites de services d'IA non autorisés et, si le client l'active, ajouter les en-têtes officiels qui limitent l'accès à ses espaces de travail d'entreprise |
| Accès aux sites | Uniquement les sites des services d'IA de la liste et les sites d'Ontik, jamais l'ensemble du web |
La liste complète des sites concernés est consultable à tout moment sur la page d'état de l'extension (menu Extensions > Ontik Guard > Options, section « Services couverts ») ; elle figure aussi dans les permissions affichées par la fiche de l'extension sur les stores.
8. Droits des personnes et contact
Les utilisateurs disposent des droits prévus par le RGPD : accès, rectification, effacement, limitation, opposition. Comme le client est responsable du traitement, ces droits s'exercent d'abord auprès de lui, généralement le service RH ou le délégué à la protection des données de l'organisation. Ontik l'assiste pour y répondre.
Pour toute question sur cette politique : privacy@ontik.be.
Toute personne peut introduire une réclamation auprès de l'Autorité de protection des données (APD), rue de la Presse 35, 1000 Bruxelles, www.autoriteprotectiondonnees.be.
9. Règles des stores, versions et modifications
L'utilisation des données par Ontik Guard respecte les règles des stores d'extensions, dont les exigences d'« usage limité » du Chrome Web Store : les données servent uniquement à la fonction de protection décrite ici, ne sont ni vendues ni transférées à des tiers sauf obligation légale ou sous-traitance nécessaire au service, et ne sont pas utilisées pour évaluer la solvabilité ni à des fins publicitaires.
Cette politique est datée et versionnée : son numéro de version et sa date figurent en tête de page, et l'adresse de cette page ne change pas. Nous pouvons la mettre à jour ; chaque mise à jour porte une nouvelle date, et l'historique des versions est communiqué sur demande à privacy@ontik.be. En cas de changement important, les clients sont prévenus à l'avance par e-mail.